За да бъде законосъобразно прекратяването на трудовото правоотношение на основание „съкращаване в щата”, задължително трябва да са спазени следните условия:

1. Да е взето решение за съкращаване на щатаот компетентния за това орган в дружеството.

2. Да е извършено реално съкращаване на щата, тоест да се премахне трудовата функция на съкратения служител, а не просто да се смени наименованието на длъжността. Новото щатно разписание, в което въпросната длъжност е съкратена следва да е утвърдено и да е влязло в сила преди датата на предизвестието.

3. Горепосочените условия трябва да са налице ПРЕДИ да се връчи заповедта за прекратяване на трудовото правоотношение, тоест преди връчването на заповедта е необходимо да има заведено Решение за съкращаване на щата и съответната длъжност да е отпаднала – да има ново щатно разписание, в което тя да не фигурира. Добре е това да е сторено дори преди връчване на предизвестието – в случай че има такова.

4. Необходимо е също така да се спази правото на подбор, ако в случая са налице предпоставките за това, а именно: да има и друг служител на тази или на друга подобна по функции длъжност. Когато работодателят извършва подбор, той следва да запази правоотношението с тези служители, които имат по-висока квалификация и работят по-добре. Изискването на закона е за извършения подбор да бъде назначена комисия, която да вземе решение, за което да бъде съставен протокол.

5. Освен това, работодателят има задължение да установи дали въпросният работник/служител не се ползва със защита при уволнение по чл. 333 КТ. Съгласно тази разпоредба, на основание съкращаване на щата, работодателят може да уволни служителите само след предварително разрешение на инспекцията по труда за всеки отделен случай. Работодателят следва да също така да събере предварителна информация от работниците, които са определени за уволнение, дали страдат от някоя от изрично изброените с наредба на министъра на здравеопазването болести.

6. Обикновено прекратяването на трудовото правоотношение става с предизвестие – обичайно: 1 месец. Работодателят може да прекрати трудовото правоотношение и без да спази предизвестието, но в този случай същият би дължал обезщетение в размер на брутното трудово възнаграждение на работника или служителя за неспазения срок на предизвестието.

7. На последно място в заповедта е необходимо да се цитира не само чл. 328, ал. 1, т. 2 от КТ, а и с думи да се посочи като основание съкращаването в щата, т.к. в съответната точка е предвидено и друго основание – закриване част от предприятието, а работодателят е задължен да посочи конкретното основание за прекратяване на трудовото правоотношение.